Skip to content

Project Management 3: Persediaan Menghadiri ‘Meeting’

March 10, 2010

Oleh: Dr^Waqipedia

Pengalaman adalah Guru Terbaik


Committee Neo-Cyber Medical Check Up Program 2007

Dulu, sewaktu di MRSM Pengkalan Chepa saya adalah salah seorang daripada komiti Biro MAKOM (melibatkan komunikasi dan penyiaran) dan SUREA (sukan & rekreasi). Itulah pertama kali saya mengenal perkataan meeting atau perjumpaan. Antara meeting yang pernah saya hadiri, saya lebih sukakan perjumpaan biro MAKOM kerana interaksi antara ahli komiti dan ketua saya sangat baik. Perjumpaan selalunya ceria dan biarpun saya seorang yang pendiam namun Safiah (ketua biro MAKOM) ketika itu sangat mengutamakan dan mementingkan pendapat dan idea ahli-ahli komitinya. Ketika itu, tanggapan saya, mengadakan meeting tidak susah. Panggil, bincang dan balik. Mudah.

Tetapi apabila memasuki CUCMS, saya menyedari bahawa mengadakan perjumpaan bukanlah kerana suka-suka, tetapi memerlukan persediaan dan agenda supaya perjumpaan itu dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya selain teknik dan kepakaran dalam mengendalikan mesyuarat atau apa-apa perjumpaan. Apabila berfikir kembali, saya merasakan Safiah, ketua biro MAKOM saya suatu ketika dulu memang hebat dan mempunyai kelebihannya tersendiri di mana biarpun meeting kami penuh gelak ketawa dan bising tetapi tugasan dapat dibahagikan dengan saksama. Ahli komiti juga memahami dengan jelas job scope masing-masing dan dia berjaya menanamkan keyakinan kami (ahli komiti) terhadap kepimpinannya.

Saya sedar akan kesilapan saya dan cuba memperbaiki kelemahan ini. Cabaran yang lebih hebat adalah ketika second year apabila dilantik menjadi Presiden Persatuan Perubatan Islam Malaysia (PPIM) CUCMS Student Chapter. Itulah tahun yang cukup bermakna, membuka minda dan peluang kepada saya untuk mendalami skil-skil kepimpinan, komunikasi dan pengurusan. Itu satu pakej latihan intensif buat saya, tanpa senior yang dapat memberi nasihat atau membimbing dalam skil-skil ini. Apa yang dapat saya lakukan adalah belajar daripada panduan-panduan buku atau internet, mencari networking rakan-rakan yang hebat dalam hal-hal ini selain belajar daripada kesilapan dan pengalaman diri sendiri dan orang lain. Saya juga melatih untuk menjadi lebih observant dan berfikir kearah pembaikan dalam setiap bidang tugas yang dilakukan termasuklah dalam skil mengadakan perjumpaan atau sebagai ahli mesyuarat.

Saya telah menegaskan dalam post-post saya yang lepas bahawa bermula daripada bawah adalah langkah terbaik untuk mempelajari dan melatih diri ke arah bidang kerja yang diimpikan. Begitu juga dalam kepakaran bermesyuarat ini, fokus utama adalah sebagai ahli mesyuarat dan seterusnya, barulah sebagai pengerusi majlis.

Di bawah adalah beberapa post mortem yang telah saya catatkan berdasarkan pengalaman untuk menjadi ahli mesyuarat yang efficient dan ‘boleh diharap’.

  1. ‘Know the agenda and be prepared’

    Pergi mana-mana meeting, perlu ambil tahu apa agenda yang akan dibincangkan. At least supaya dapat brief idea akan apa yang nak dibincangkan dan be prepared for upcoming discussion. Persediaan ini bakal memastikan kedatangan kita ke dalam meeting tidak sia-sia selain memanfaatkan dengan sebaik-baiknya apa-apa perbincangan. Preparation yang dilakukan mungkin dalam bentuk soal jawab dengan rakan-rakan, bahan bacaan atau catatan daripada program-program lepas. Buatlah catatan idea-idea yang ada untuk disarankan sewaktu meeting tersebut.

  2. ‘Beware of the time, date and place of the meeting’

    Suatu pengalaman lucu ketika saya second year adalah tersilap datang meeting yang sepatutnya diadakan pada esok harinya. Sentiasalah cek calendar atau tandakan di dalam yearly planner anda untuk mengelakkan apa-apa kesilapan. Tahu masa bermula dan tamat juga penting supaya meeting itu tidak drag masa anda terlalu lama dan mengganggu planning harian anda. Dan jika anda adalah orang penting, samada menjadi pembentang pertama atau mainboard, pastikan anda datang awal.

  3. ‘Come early if you can and try get the ‘best’ seat’

    Datang awal atau tidak, itu bergantung kepada anda. Hadir awal adalah tabiat dan amalan yang mulia kerana ia memudahkan rakan-rakan komiti yang lain. Walaubagaimanapun, jika anda mempunyai kewajipan dan tugas penting yang lain, pastikan anda memberi penjelasan kepada pengerusi majlis supaya tidak timbul salah faham.

    Memilih tempat duduk adalah suatu perkara yang penting, supaya dapat memberi fokus dan mendengar arahan lebih jelas daripada pengerusi majlis dan rakan-rakan komiti lain. Kaji floor plan meeting tersebut dan pilihlah tempat yang bersesuaian dengan anda. Pastikan jarak antara anda dan pengerusi majlis tidak terlalu jauh, begitu juga dengan team mate atau sub committee anda. Kedudukan ini penting supaya saranan atau cadangan yang anda berikan di dalam meeting tersebut sampai kepada target audience.

  4. ‘Be a good listener but pro-active’

    Jadilah seorang pendengar yang baik. Kurangkan berborak dengan rakan-rakan di sebelah ketika ada rakan lain sedang bercakap. Itu tanda menghormati majlis dan rakan tersebut. Itu adab dalam bermesyuarat. Jika ingin bertanya atau mencelah, angkatlah tangan dan tanyalah dengan sopan. Sebaiknya soalan yang ditanya perlulah mudah difahami oleh orang lain dan orang yang ingin disoal. Beri komitmen yang penuh kepada meeting tersebut dan cubalah menjadi pro-active. Maksudnya di sini, jika ada bahagian yang anda rasa perlu di detailkan dan diperjelaskan, minta penjelasan secepat mungkin kerana jika kurang jelas, ia perlu diterangkan dalam next meeting dan job scope atau tugasan yang diterima tidak dapat dilakukan dengan sepenuhnya kerana tidak faham.

  5. ‘Ask for conclusion and summary’

    Satu perkara penting yang perlu ditekankan dalam setiap meeting adalah rumusan atau summary hasil daripada meeting tersebut. Bagi saya, ini adalah sebagai reminder terhadap tugasan yang telah dibincangkan tadi. Walaubagaimanapun, jika terlalu banyak, minta secretary taipkan dan emailkan kepada semua komiti untuk rujukan dan reminder. Lebih memudahkan jika secretary tersebut dapat spesifikkan tugasan yang diemailkan kepada setiap komiti-komiti tersebut.

  6. ‘Take notes for any reminder or tasks given’

    Tugas sebagai ahli komiti dan ahli mesyuarat tersebut adalah memastikan dan memperingatkan diri akan tugas-tugas yang telah diberikan. Sebaiknya, pesanan terakhir adalah mempunyai buku catatan sendiri untuk dijadikan rujukan jika berlakunya apa-apa keserabutan akibat kesilapan secretary dalam menaip minute meeting dan sewaktu pemberitahuan terutamanya melalui email. Kesilapan boleh berlaku dan mempunyai catatan sendiri mampu membantu mengelakkannya daripada berlaku.

Tips: Ingat, bekerja berkumpulan atau amal jama’ie adalah suatu tuntutan dalam Islam kerana efek dan kesan positifnya sangat besar. Biarpun anda hanya komiti biasa, sumbangan anda tetap ada. Bayangkan sebuah buku cerita Harry Potter tanpa satu chapter di dalamnya dijual kepada seorang peminat novel tersebut? Pasti mengamuk pembeli itu. Jadi, fahamilah yang setiap unsur memberikan sumbangan masing-masing.

Semoga sedikit perkongsian ini mampu memberi manfaat kepada pembaca. Insya Allah..

No comments yet

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: