Skip to content

Project Management 2: Berfikir dan Merancang..??

March 8, 2010

Oleh: Dr^Waqipedia


Minggu lepas, sempat berborak dan berbincang dengan seorang junior berkenaan aktiviti-aktiviti pelajar di CUCMS. Berbincang tentang sesetengah program yang kurang terurus dari segi planning dan management. Membuat sesuatu program pastinya tidak terfokus kepada apa yang ingin dibuat sahaja malah perlu diteliti skop-skop kerja yang berkaitan.

Contoh, program pemeriksaan kesihatan di kampung. Adakah kita hanya perlu menyediakan ubat dan alat-alatan perubatan sahaja? Pastinya tidak. Perlu diteliti siapa yang menjaga ubat, bagaimana pemeriksaan yang ingin dibuat, apakah bentuk flow yang sesuai untuk dibuat bagi memudahkan urusetia yang bekerja dan orang kampung yang hadir, siapakah doktor yang hadir dan bagaimana rotation setiap orang urusetia tersebut untuk memastikan mereka semua mendapat tugas kerja yang sama dan seimbang.

Contoh juga, jika ingin membuat seminar atau kursus motivasi di kalangan pelajar, adakah dengan menyediakan penceramah, itu sudah mencukupi? Bagaimana pula dengan VIP yang hadir? Siapakah yang merasmikan dan menutup majlis? Siapa yang menjadi MC dan siapakah pula yang menguruskan bahagian teknikal? Bagaimana pula dengan Program Coordinator yang akan memastikan timeline dan flow program adalah mengikut seperti yang dirancang selain menyediakan back up jika tiba-tiba sahaja berlaku kerosakan microphone atau sound system atau usher yang tiba-tiba tidak hadir dan menyebabkan VIP tidak dilayan dengan sebaiknya? Bagaimana pula dengan refreshment mereka selepas seminar?

Semuanya akan berbalik kepada project management yang melibatkan proses planning (merancang) dan brainstorming (berbincang). Soal execution (bertindak) belum lagi diambil kira. Satu perkara yang pasti, dalam mana-mana program pun, jika 60% tenaga dicurahkan untuk merancang dengan teliti dan berbincang, maka 40% tenaga sahaja yang diperlukan untuk melaksanakan program itu. Pendek kata, merancang dalam setiap usaha yang dilakukan di awal program adalah berkadar songsang dengan kerja yang perlu dilakukan pada hari program atau selepasnya. Biarpun ini tidak semestinya benar tetapi proses merancang dan berbincang merupakan perkara yang sangat penting dalam memastikan program yang dilakukan berjalan dengan lancar dan jayanya.

Proses merancang berlaku secara persendirian atau dalam kumpulan di mana ada bahan yang boleh menjadi rujukan. Rujukan ini bukan setakat internet atau melalui buku-buku panduan tetapi juga melalui senior-senior atau sesiapa sahaja yang mempunyai pengalaman terlibat di dalam program seumpama itu. Satu kesilapan yang pernah saya lakukan dulu adalah bermula tanpa mendapat bimbingan yang sepatutnya. Ketiadaan senior yang boleh membimbing juga adalah salah satu faktor tetapi ia perlu bermula daripada diri sendiri. Perlu lebih pro-active dan bersifat tak tahu malu. Banyakkan bertanya dan luaskan networking dan connection dengan mereka-mereka yang mempunyai kepakaran dalam bidang tersebut.

Apa yang lebih penting, ialah bermula dari bawah. Maksudnya, jadi dahulu AJK di bahagian-bahagian bawahan dan melakukan sendiri tugas-tugas tersebut. Memang penat tetapi itu satu proses pembelajaran dan banyakkan berfikir untuk memperbaiki setiap bidang tugas yang pernah dilalui. Pendek kata, cuba setiap bidang tugas dan cuba juga menjadi pengarah program. Itu satu pengalaman terbaik. Kenapa perlunya bermula dari bawah? Untuk mendapat asas yang kukuh dan pada masa yang sama, membina networking.

Seterusnya, buat list dan post mortem akan kelemahan diri adalah salah satu cara pembaikan diri. Jika lemah di dalam pengurusan sponsorship, menulis surat-surat rasmi, perlu ambil masa untuk belajar. Terlibat di dalam program, surat-surat rasmi dan kertas kerja sangat penting dan mampu menjadi pembeza antara professionalism atau tidak. Pada masa yang sama, jangan lupa menambah ilmu melalui pembacaan dan berkongsi ilmu dengan mereka-mereka yang sepatutnya, improve leadership skills dan communication skills. Itu satu penambaikan yang perlu dilakukan sentiasa. Untuk leadership skills dan communication skills, saya mencadangkan secara spesifiknya, bahan bacaan tulisan Dale Carnegie dan secara umumnya, teladan-teladan daripada Rasullulah SAW dan para sahabat.

Ingin juga ditekankan di sini, latihlah diri menjadi pemikir, thinker. Kita tidak mahu selamanya menjadi worker. Ilmu yang ditimba melalui program boleh dan perlu diperkembangkan. Bagaimana saya bermula dengan Le Tour de program dan BLS Training School Tour? Ini semua hasil daripada perbincangan, penelitian dan idea yang timbul yang saya cambahkan supaya pada suatu hari nanti, saya mampu melakukan sesuatu yang lain dari yang lain. Ia bukan untuk diri sendiri sahaja tetapi untuk kebaikan ummah dan Islam.

Alhamdulillah, program BLS Training School Tour mendapat perhatian PPIM Central dan dicadangkan untuk memohon geran daripada Lembaga Promosi Kesihatan Negara (LPKN) dan pada masa yang sama, baru-baru ini juga, program ini juga mendapat perhatian Kementerian Luar Bandar dan Wilayah untuk diserapkan sebagai modul di dalam program-program sekolah menengah di Sabah dan di bawah geran Kedutaan Jepun.

Inilah planning saya dan hasilnya, akan diterima pada suatu hari nanti. Jika bukan hari ini, mungkin pada 5 tahun atau 10 tahun selepas ini. Insya Allah…

No comments yet

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: